27. mei, 2018

privacy reglementering

Beste leden van de St-Lucasgilde Kortrijk

Vanaf vrijdag 25 mei 2018, zijn de nieuwe GDPR richtlijnen omtrent de verwerking van persoonsgegevens van toepassing. We vinden jouw privacy belangrijk en willen transparantie bieden over de gegevens die we verzamelen, over hoe we die gebruiken en beschermen en over je rechten in het beheren van die informatie.

We beschikken over persoonsgegevens van jou, als deelnemer aan één of meerdere evenementen van de st Lukasgilde. Die gegevens zijn bij ons in goede en veilige handen, wij gebruiken ze correct en zullen dat in de toekomst ook doen. Wij gebruiken je persoonsgegevens om je inschrijving en de daaraan gekoppelde gegevens te beheren, er met jou over te communiceren. We gebruiken ze ook om je te informeren over onze andere evenementen en initiatieven.

Je vindt de details van het gebruik van de gegevens terug in onze aangepaste privacy policy op onze website. Er staat ook duidelijk vermeld hoe je je met bepaalde vragen over het gegevensbeheer tot ons kan wenden.

Graag tot op een volgend evenement!

Met vriendelijke groeten,

Het Bestuur

Privacyverklaring

 Algemeen

De koninklijke st. Lukasgilde hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. 

 In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De koninklijke st. Lukasgilde houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).  

 Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

 • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen  respecteren.

 Als De koninklijke st. Lukasgilde zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

De Koninklijke st Lukasgilde   Peperstraat 147, 8801 Heule

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?  

Je persoonsgegevens worden door De koninklijke st. Lukasgilde verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

 • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van De koninklijke st. Lukasgilde (clubactiviteiten, uitstappen, vergaderingen, …)

• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)

• Het bekomen van subsidiëring (wettelijke verplichting)

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen  de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen  : 

•  Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer

• Rijksregisternummer

• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit

• Lid van andere kunstverenigingen

• Verzekeringsgegevens (gezinspolis bijvoorbeeld)

• Pasfoto 

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties 

-­‐ Bestuursleden van de vereniging

---

 Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);

• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);

• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

 Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. 

 Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

 Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. 

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouders of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De koninklijke st. Lukasgilde bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De koninklijke st. Lukasgilde verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar. 

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

 • Alle personen die namens De koninklijke st. Lukasgilde van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.  Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.  

 Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. 

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. 

 Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35 1000 Brussel https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be  

Wijziging privacyverklaring 

De koninklijke st. Lukasgilde kan de privacyverklaring steeds wijzigen.  De laatste wijziging gebeurde op 15 Mei 2018.